Eine zentrale Aufgabe des Wissensmanagements ist die Generierung, die Verteilung, die Integration, die Verarbeitung und das zeit– , zweck– und bedarfsgerechte verfügbar machen von internen und externen Informationen.

Wichtig dabei ist, dass implizites Wissen einzelner Mitarbeiter und „Wissensträger“ in explizites, zweckorientiertes Organisationswissen transformiert wird. Alle Maßnahmen eines Unternehmens, einschließlich IT-gestützter Lösungen, die der Mobilisierung und Nutzung von Wissenspotenzialen für den Geschäftserfolg dienen, gehören zur Aufgabe des Wissensmanagements.

Wissensmanagement: Kurzüberblick

  • Implizites Wissen soll explizit gemacht werden.

  • Individuelles Wissen, sowohl implizit als auch explizit, soll der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.

  • Externes Wissen soll zweck- und bedarfsgerecht in die internen Prozesse Organisation einfließen.

  • IT-Systeme, Organisationsstruktur und Organisationskultur müssen als systemische Einheit fungieren. Nur so kann Wissen geäußert, verarbeitet, gespeichert und distribuiert werden. Struktur und IT-Systeme allein bringen keinen Nutzen, wenn nicht die Bereitschaft vorhanden ist Wissen zu äußern und zu teilen.

  • Wissensmanagement soll die Resonanzfähigkeit eines Unternehmens erhöhen und damit eine „Lösungskomplexität“ bilden, die ein Gegengewicht zur steigenden Komplexität und Dynamik der Unternehmensumfelder darstellt.

Die Hauptaufgaben des Wissensmanagements

  • Implizites Wissen in explizites Wissen umwandeln: Implizites Wissen entsteht in erster Linie durch Erfahrung, und liegt somit eher unbewusst in einer nur schwer auszudrückenden Form vor. Ziel des Wissensmanagements ist es dieses schwer zu greifende implizite Wissen in greifbares explizites Wissen zu transformieren.
  • Individuelles Wissen in kollektives Wissen überführen: Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs), ist Wissen häufig an eine oder wenige Personen gebunden. Ziel ist es daher, das vorhandene (explizite) Wissen bestmöglich zu dokumentieren und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.
  • Externes Wissen in das Unternehmen integrieren: Nicht alles Wissen, das ein Unternehmen für seinen Geschäftserfolg braucht, ist immer im Unternehmen vorhanden. Hier gilt es, effiziente Wege zu finden, um Wissen zu erwerben und das erworbene Wissen schließlich in das kollektive Wissen der Organisation zu übertragen.
Drei Grundprinzipien des Wissensmanagements

Ziele des Wissensmanagements

  • Der Austausch von Wissen soll die Resonanzfähigkeit des Unternehmens erhöhen, und somit bestehende Denkmuster durchbrechen. Letztlich soll dadurch die Reaktionsfähigkeit erhöht werden, was ein zentrales Merkmale der agilen Organisation ist. Das Wissensmanagement kann somit als eine wesentliche Voraussetzung für eine digitale Transformation gesehen werden.
  • Eine besondere Bedeutung hat das Wissensmanagement im Zusammenhang mit der Open Innovation. Hier wird der Informations- und Wissensaustausch nicht nur als ein interner Prozess betrachtet, sondern als ein Austausch zwischen der internen Organisation und ihrer externen Umgebung (bspw. Kunden, Lieferanten, strategische Partner). Wissensmanagement ist also ein wichtiger Bestandteil des Innovationsprozesses.

Wissensmanagement ist mehr als eine technische Plattform

Wissensmanagement ist mehr als technologische Plattform, denn wenn Mitarbeiter Sorgen haben, dass sie durch die Preisgabe von Wissen an Bedeutung verlieren, ändert die beste Plattform nichts an dieser reaktiven Haltung. Ebenso scheitert die Weitergabe und der Austausch von Informationen und Wissen, wenn die Organisationsstruktur stark hierarchisch und formal aufgebaut ist. Erfolgreiches Wissensmanagement erfordert ist also eine Synergie aus Technik, Organisationsstruktur und Unternehmenskultur.

  • Technik: Sammeln, verarbeiten, speichern und verfügbar machen von Informationen und Wissen.

  • Organisationsstruktur: Starre, hierarchische und formale Strukturen hemmen horizontalen, sowie vor allem vertikalen Wissensaustausch.

  • Unternehmenskultur: Unter anderem partizipative Unternehmenskulturen, in denen Orientierung und Freiheitsgrade durch klar kommunizierte Visionen und tatsächlicher Fehlertoleranz gegeben werden, erhöhen den Wissensaustausch.

Fragen, die zu stellen sind

Neue Technologien, verkürzte Produktlebenszyklen und höherer Marktdruck führen zu komplexeren Entwicklungsprozessen mit mehr Schnittstellen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht nicht nur darin vorhandenes Wissen zu identifizieren, es zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen, sondern auch das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich zu entwickeln. Dies führt zu immer neuen Fragen, die in Zusammenhang mit der Implementierung und Weiterentwicklung von Wissensmanagement gestellt werden sollten:

  • Wissen wir, welches Wissen in unserem Unternehmen vorhanden ist und nutzen wir das vorhandene Wissen richtig?

  • Glauben wir, dass wir die Defizite im Umgang mit Wissen kennen, sind uns aber nicht sicher, was wir dagegen tun sollen?

  • Welche Ansätze des Wissensmanagements sind für unser Unternehmen sinnvoll?

  • Welches Potenzial bietet Wissensmanagement für unser Unternehmen und konkret für unsere Zielsetzungen?

  • Wo, wie und zu welchem Thema sollen wir anfangen, das vorhandene Wissen konsequent zu nutzen?

In Unternehmen fungieren Menschen als Wissensträger in den unterschiedlichsten Bereichen. Das gesamte Wissen ist potenziell in den Mitarbeitern verankert – nicht unbedingt in Datenbanken. Aufgrund der unterschiedlichen Eigenschaften des Menschen bei der Produktion und Verarbeitung von Wissen spielen sie auch im Wissensmanagement eine zentrale Rolle.

Quellen

  • Zouari, M. & Dakhli, S. (2018) A Multi-Faceted Analysis of Knowledge Management Systems. Procedia Computer Science, 138, pp. 646-654.