Was ist Wissensmanagement

Wissensmanagement, oder auch Knowledge Management, bezieht sich im Allgemeinen darauf, wie Organisationen Wissen schaffen, bewahren und teilen. 

Erfolgreiches Wissensmanagement ist mehr als eine als ein IT-System, sondern ergibt sich erst aus dem Zusammenspiel aus Technik, Organisationsstruktur und Führung:

  • Technik: Sammeln, verarbeiten, speichern und verfügbar machen von Informationen und Wissen.

  • Organisationsstruktur: Starre, hierarchische und formale Strukturen hemmen horizontalen, sowie vor allem vertikalen Wissensaustausch. Wissen muss dort verfügbar und abrufbar sein wo es benötigt wird. Starre und formale Strukturen können. Für ein erfolgreiches Wissensmanagement bedarf es also agiler und informeller Strukturen, die den bedarfsgerechten Date-, Informations- und Wissensaustausch ermöglichen.

  • Unternehmenskultur: Partizipative Unternehmenskulturen, in denen Orientierung und Freiheitsgrade durch klar kommunizierte Visionen und tatsächlicher Fehlertoleranz gegeben werden, erhöhen den Wissensaustausch. Wissensmanagement wird scheitern, wenn die Gründe und Vorteile des Wissensaustauschs nicht klar kommuniziert werden, und wenn der Wissensaustausch nicht belohnt, gefördert und gefordert wird.

Wissensmanagement: Kurzüberblick

  • Implizites Wissen soll explizit gemacht werden.

  • Individuelles Wissen, sowohl implizit als auch explizit, soll der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.

  • Externes Wissen soll zweck- und bedarfsgerecht in die internen Prozesse Organisation einfließen.

  • IT-Systeme, Organisationsstruktur und Organisationskultur müssen als systemische Einheit fungieren. Nur so kann Wissen geäußert, verarbeitet, gespeichert und distribuiert werden. Struktur und IT-Systeme allein bringen keinen Nutzen, wenn nicht die Bereitschaft vorhanden ist Wissen zu äußern und zu teilen.

  • Wissensmanagement soll die Resonanzfähigkeit eines Unternehmens erhöhen und damit eine „Lösungskomplexität“ bilden, die ein Gegengewicht zur steigenden Komplexität und Dynamik der Unternehmensumfelder darstellt.

Ziele des Wissensmanagements

  • Der Austausch von Wissen soll die Resonanzfähigkeit des Unternehmens erhöhen, und somit bestehende Denkmuster durchbrechen. Letztlich soll dadurch die Reaktionsfähigkeit erhöht werden, was ein zentrales Merkmale der agilen Organisation ist. Das Wissensmanagement kann somit als eine wesentliche Voraussetzung für eine digitale Transformation gesehen werden.

  • Eine besondere Bedeutung hat das Wissensmanagement im Zusammenhang mit der Open Innovation. Hier wird der Informations- und Wissensaustausch nicht nur als ein interner Prozess betrachtet, sondern als ein Austausch zwischen der internen Organisation und ihrer externen Umgebung (bspw. Kunden, Lieferanten, strategische Partner). Wissensmanagement ist also ein wichtiger Bestandteil des Innovationsprozesses.

Aufgaben des Wissensmanagements

Die Erstellung/Generierung, Erhaltung/Speicherung und Weitergabe von Wissen sind Kernaufgaben des Wissensmanagements:

Erste Kernaufgabe: Wissen schaffen/ generieren

  • Implizites Wissen in explizites Wissen umwandeln

    Implizites Wissen entsteht in erster Linie durch Erfahrung, und liegt somit eher unbewusst in einer nur schwer auszudrückenden Form vor. Ziel des Wissensmanagements ist es dieses schwer zu greifende implizite Wissen in greifbares explizites Wissen zu transformieren. Speziell hierfür gibt es effiziente Methoden, die gezielt für konkrete Problem- und Fragestellung oder Projekte angewandt werden können. Hierzu zählen vor allem Validierungsworkshops, partizipative Interviews, Szenarios, Storytelling oder Fokusgruppendiskussionen. Wichtig ist, dass diese Maßnahmen von geschulten Mitarbeitern oder externen Spezialisten durchgeführt werden.

  • Individuelles Wissen in kollektives Wissen überführen

    Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs), ist Wissen häufig an eine oder wenige Personen gebunden. Ziel ist es daher, das vorhandene (explizite) Wissen bestmöglich zu dokumentieren und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Für diese Aufgabe des Wissensmanagement ist Einsatz geeigneter Tools ein wichtiger Bestandteil. Darüber hinaus aber werden Mitarbeiter ihr Wissen nicht teilen, wenn sie Angst davor haben Macht oder Kontrolle durch das Teilen ihres Wissens zu verlieren. Sowohl der Nutzen für das Unternehmen als auch für den einzelnen Mitarbeiter muss definiert, kommuniziert und tatsächlich auch gelebt werden. Das betrifft insbesondere die Organisationskultur, das Organisationsdesign sowie die Dimension der Führung.

  • Externes Wissen in das Unternehmen integrieren

    Nicht alles Wissen, das ein Unternehmen für seinen Geschäftserfolg braucht, ist immer im Unternehmen vorhanden. Hier gilt es effiziente Wege zu finden um externe Daten, Informationen und Wissen zu erwerben und schließlich in das kollektive Wissen der Organisation zu übertragen. Aus diesem Grund sollte das Wissensmanagement auch immer eng mit den Bereichen Strategic Foresight und Open Innovation verzahnt werden. Beide Bereiche umfassen Maßnahmen, Prozesse und Strukturen zur Gewinnung externer Daten und Informationen.

  • Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter weiterentwickeln

    Welche Fähigkeiten haben die einzelnen Mitarbeiter? Welche Fähigkeiten werden noch benötigt oder müssen erweitert werden? Wie sollen diese Fähigkeiten erweitert werden? Wissensmanagement identifiziert offene Potentiale und Chancen, die die Mitarbeiter durch den Erwerb neuer Fähigkeiten und neuen Wissens realisieren können.

Zweite Kernaufgabe: Wissen bewahren

  • Wissen strukturieren und speichern

    Wissen zu bewahren bedeutet vor allem, dass aus technischer Sicht das Wissen in Datenbanken abgelegt werden muss, um zukünftig von Mitarbeitern bedarfs-, zeitgerecht und unabhängig vom Ort abgerufen werden kann. Hierzu sind zwei wesentliche Faktoren zu berücksichtigen: Ein entsprechendes IT-System sollte immer auf die jeweilige Organisation ausgerichtet werden. Das betrifft zum einen eine bestmögliche Berücksichtigung der Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter. Wichtig daher: Wissensmanagement ist kein IT-Projekt, sondern muss sich an den Mitarbeitern orientieren! Deshalb sollte die Einführung eines IT-Systems als Change Prozess betrachten werden, bei dem die Kultur und die Mitarbeiter berücksichtigt werden. Zum anderen ist aber auch die Führung als Teil des Wissensmanagements elementar wichtig, da sie die Kontrolle darüber hat ob beispielsweise Erfahrungswerte nach oder während eines Projektes entsprechend dokumentiert werden.

Dritte Kernaufgabe: Wissen teilen

  • Wissen innerhalb der Organisation teilen und verfügbar machen

    Das Teilen und Verfügbar machen von Wissen in Unternehmen basiert auf drei Prämissen:

    1. Wissen muss unabhängig von Zeit teilbar und verfügbar sein.
    2. Wissen muss unabhängig vom Ort teilbar und verfügbar sein.
    3. Wissen muss bedarfsgerecht teilbar und verfügbar sein, unabhängig von formalen Strukturen.

    IT-Systeme für das Wissensmanagement müssen dementsprechend ein so hohes Maß an Agilität bieten, um unabhängig von jeglicher Form von Veränderung innerhalb von Projekten, Verantwortungs- und Organisationsstrukturen den drei Prämissen gerecht bleiben zu können.

    Billige IT-Systeme verfügen oft nicht über diese Art von Agilität, was bedeutet, dass zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch genommen werden müssen, die anschließend die Kosten in die Höhe treiben.

Fragen, die zu stellen sind

Neue Technologien, verkürzte Produktlebenszyklen und höherer Marktdruck führen zu komplexeren Entwicklungsprozessen mit mehr Schnittstellen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht nicht nur darin vorhandenes Wissen zu identifizieren, es zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen, sondern auch das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich zu entwickeln. Dies führt zu immer neuen Fragen, die in Zusammenhang mit der Implementierung und Weiterentwicklung von Wissensmanagement gestellt werden sollten:

  • Wissen wir, welches Wissen in unserem Unternehmen vorhanden ist und nutzen wir das vorhandene Wissen richtig?

  • Glauben wir, dass wir die Defizite im Umgang mit Wissen kennen, sind uns aber nicht sicher, was wir dagegen tun sollen?

  • Welche Ansätze des Wissensmanagements sind für unser Unternehmen sinnvoll?

  • Welches Potenzial bietet Wissensmanagement für unser Unternehmen und konkret für unsere Zielsetzungen?

  • Wo, wie und zu welchem Thema sollen wir anfangen, das vorhandene Wissen konsequent zu nutzen?

In Unternehmen fungieren Menschen als Wissensträger in den unterschiedlichsten Bereichen. Das gesamte Wissen ist potenziell in den Mitarbeitern verankert – nicht unbedingt in Datenbanken. Aufgrund der unterschiedlichen Eigenschaften des Menschen bei der Produktion und Verarbeitung von Wissen spielen sie auch im Wissensmanagement eine zentrale Rolle.

Quellen

  • Zouari, M. & Dakhli, S. (2018) A Multi-Faceted Analysis of Knowledge Management Systems. Procedia Computer Science, 138, pp. 646-654.