Ein Organisationsdesign umfasst den Aufbau, die Durchführung und Kontrolle aller Strukturen und Systeme, die für die Kernaufgaben einer Organisation, nämlich fortlaufende Kommunikation und Entscheidungen, zur Selbsterhaltung notwendig sind.

Das Organisationsdesign umfasst daher nicht nur die starre Organisationsstruktur, sondern alle Steuerungssysteme, IT-Strukturen und Systeme, Personalsysteme sowie Kommunikationsstrukturen, die vertikalen und horizontalen Austausch und somit die Verbindung der Organisationseinheiten ermöglicht.

Organisationsdesign

Organisationsdesign: Eine systemische Herangehensweise

Um das Thema Organisationsdesign richtig zu verstehen, ist ein klärender Blick auf das Organisationsverständnis notwendig. Ein systemtheoretisches Herangehen an dieses Thema hilft dabei. Für den Soziologen Niklas Luhmann ist das Wesensmerkmal einer Organisation das Treffen von Entscheidungen. Grundlage einer Entscheidung ist Wissen, allerdings müssen im organisatorischen Kontext oft Situation aus einer Unsicherheit heraus getroffen werden, da nicht alle Entwicklungen und externen Einflüsse vorausgesehen werden können. In Unternehmen werden Entscheidungen daher immer stark basierend auf dem Wissen getroffen, das aus vorherigen Entscheidungen generiert wurde.

Das Problem ist nun, dass, um Risiken zu vermeiden, in vielen Unternehmen Entscheidungen entsprechend der Vergangenheit getroffen werden, als auf Grundlage von bestehenden Denkmustern und Routinen, die natürlich nur so lange vorteilhaft sind solange sich nicht das Umfeld der Organisation verändert. Vor allem aber durch immer dynamischer werdende Märkte, disruptive Technologien, Digitalisierung und sich verändernde Kundenwünsche und Kundenanforderungen, gestalten sich retrospektive Betrachtungen des Erfolges als immer trügerischer, wodurch derartige Entscheidung immer gefährlicher werden. Risikovermeidung zur Aufrechterhaltung der Systemstabilität ist somit unter anderem ein Hauptgrund für das Scheitern von digitalen Transformationen im unternehmerischen Kontext.

Aber unabhängig hiervon besteht die zentrale Aufgabe einer Organisation darin Entscheidungen auf Grundlage von Unsicherheit treffen zu können, um eine relativ sichere Grundlage habe folgende Entscheidungen zu bekommen. Eine Organisation besteht also aus fortlaufender Kommunikation und fortlaufenden Entscheidungen.

Entscheidungsprämissen

Für Entscheidungen gibt es in Organisationen immer einen Rahmen, die von Luhmann als die drei Entscheidungsprämissen Programme, Kommunikationswege, Personen und Kultur definiert werden:

  • Programme: Bei dieser Entscheidungsprämisse geht es darum wie sich die Organisation definiert. Was ist das Ziel der Organisation? Was sind die Aufgaben mit der sich die Organisation beschäftigt? Wie will sich die Organisation positionieren? Es geht also um das Geschäftsmodell und die Strategie, die den Mitarbeitern einen Handlungsrahmen vorgibt. Entscheidend ist nur, dass getroffene Entscheidungen nie als Sicherheit oder als Wissen betrachtet wird, sondern ständig hinterfragt wird.
  • Kommunikationswege: Mit dieser Entscheidungsprämisse ist im weitesten Sinne die formale Organisation gemeint. Wie wird in der Organisation kommuniziert, welche Hierarchie darf mit welcher kommunizieren, bzw. wer ist wem weisungsbefugt?
  • Personen: Unter dieser Entscheidungsprämisse ist die Kopplung von Organisation mit den Mitarbeitern (psychisches System) gemeint, wodurch die Organisation Zugriff auf das Wissen, die Kreativität und die Urteilsfähigkeit der Mitarbeiter erhält. Hierdurch kann die Organisation ein hohes Maß an Agilität gewinnen.
  • Organisationskultur: Organisationskultur als Entscheidungsprämisse umfasst Werte und Normen, sowohl formale als auch informelle, in dessen Rahmen die Organisation operiert.

Diese vier Entscheidungsprämissen, die sich aus dem Verständnis einer Organisation als fortlaufende Kommunikation und Entscheidungen ableiten lassen, lösen nun die Frage nach dem Organisationsdesign auf. Denn das Management einer Organisation hat genau auf diese vier Entscheidungsprämissen einen direkten Einfluss, und kann und muss somit hierüber die Organisation aufbauen und steuern (Programme = u.a. Strategie, Kommunikationswege = u.a. formale Struktur, Personen = u.a. Einstellungen und Weiterbildungsprogramme, Organisationskultur = u.a. Normen, Werte, Visionen).

Auf der einen Weise werden Mitarbeitern eines Unternehmens auf diese Weisen grenzen gesetzt, ebenso aber auch Erwartungssicherheiten und Freiräume in denen sie sich bewegen und agieren können. Die wahre Kunst liegt aber darin mit Hilfe des Organisationsdesigns auf der einen Seite Stabilität der Prozesse und Routinen zu ermöglichen, auf der anderen Seite aber auch Flexibilität und Selbstreflexionen zu ermöglichen, mit denen scheinbare Sicherheiten und Wissen sowohl die interne Organisation als auch ihr externes Umfeld betreffend hinterfragt werden können.

Ein Organisationsdesign ist weder ein starres Konstrukt oder nur auf die Organisationsstruktur zu reduzieren, noch ist es nur auf das Innenleben beschränkt. Das Organisationsdesign ist vielmehr ein sich ständig weiterentwickelndes und mit der Umwelt verbundenes System.